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会计档案--凭证、帐簿、报表

发布时间:2010-06-16 19:31  来源:会计基础 查看:打印  关闭
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  会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表以及其他会计资料等会计核算的专业材料,它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。《规范》第四十五条对会计档案管理问题作出了规定。
  一、会计档案的范围
  会计档案的范围一般指会计凭证、会计帐簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。
  (一)会计凭证
  会计凭证是记录经济业务,明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记帐凭证(收款凭证、付款凭证、转帐凭证三种)、记帐凭证汇总表、银行存款(借款)对帐单、银行存款余额调节表等。
  (二)会计帐簿
  会计帐簿是由一定格式、相互联结的帐页组成,以会计凭证为依据,全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类帐、各类明细分类帐、现金日记帐、银行存款日记帐以及辅助登记备查簿等。
  (三)会计报表
  会计报表是反映企业会计财务状况和经营成果的总结性书面文件,主要有主要财务指标快报,月、季度会计报表、年度会计报表,包括资产负债表、损益表、财务情况说明书等。
  (四)其他会计核算资料
  其他会计核算资料属于经济业务范畴,与会计核算、会计监督紧密相关的,由会计部门负责办理的有关数据资料。如:经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。实行会计电算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。
  二、会计档案的装订和保管
  (一)会计档案的整理立卷
  会计年度终了后,对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法,即:分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一,并分门别类按各卷顺序编号。
  1.分类标准统一。一般将财务会计资料分成一类帐簿,二类凭证,三类报表,四类文字资料及其他。
  2.档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。
  3.管理要求统一。建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录;会计凭证装订成册,报表和文字资料分类立卷,其他零星资料按年度排序汇编装订成册。
  (二)会计档案的装订
  会计档案的装订主要包括会计凭证、会计帐簿、会计报表及其他文字资料的装订。
  1.会计凭证的装订。一般每月装订一次,装订好的凭证按年分月妥善保管归档。
  会计凭证装订前的准备工作:
  ①分类整理,按顺序排列,检查日数、编号是否齐全;
  ②按凭证汇总日期归集(如按上、中、下旬汇总归集)确定装订成册的本数;
  ③摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针),对大的张页或附件要折叠成同记帐凭证大小,且要避开装订线,以便翻阅保持数字完整;
  ④整理检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺,领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全;
  ⑤记帐凭证上有关人员(如财务主管、复核、记帐、制单等)的印章是否齐全。
  会计凭证装订时的要求:
  ①用“三针引线法”装订,装订凭证应使用棉线,在左上角部位打上三个针眼,实行三眼一线打结,结扣应是活的,并放在凭证封皮的里面,装订时尽可能缩小所占部位,使记帐凭证及其附件保持尽可能大的显露面,以便于事后查阅;
  ②凭证外面要加封面,封面纸用尚好的牛皮纸印制,封面规格略大于所附记帐凭证;
  ③装订凭证厚度一般1.5厘米,方可保证装订牢固,美观大方。
  会计凭证装订后的注意事项:
  ①每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章;
  ②在封面上编好卷号,按编号顺序入柜,并要在显露处标明凭证种类编号,以便于调阅。
  2.会计帐簿的装订。各种会计帐簿年度结帐后,除跨年使用的帐簿外,其他帐簿应按时整理立卷。基本要求是:
  (1)帐簿装订前,首先按帐簿启用表的使用页数核对各个帐户是否相符,帐页数是否齐全,序号排列是否连续;然后按会计帐簿封面、帐簿启用表、帐户目录、该帐簿按页数顺序排列的帐页、会计帐簿装订封底的顺序装订。
  (2)活页帐簿装订要求。
  第一,保留已使用过的帐页,将帐页数填写齐全,去除空白页和撤掉帐夹,用质好的牛皮纸做封面、封底,装订成册。
  第二,多栏式活页帐、三栏式活页帐、数量金额式活页帐等不得混装,应按同类业务、同类帐页装订在一起。
  第三,在本帐的封面上填写好帐目的种类,编好卷号,会计主管人员和装订人(经办人)签章。
  (3)帐簿装订后的其他要求。
  第一,会计帐簿应牢固、平整,不得有折角、缺角,错页、掉页、加空白纸的现象。
  第二,会计帐簿的封口要严密,封口处要加盖有关印章。
  第三,封面应齐全、平整,并注明所属年度及帐簿名称、编号,编号为一年一编,编号顺序为总帐、现金日记帐、银行存(借)款日记帐、分户明细帐。
  第四,会计帐簿按保管期限分别编制卷号,如现金日记帐全年按顺序编制卷号;总帐、各类明细帐、辅助帐全年按顺序编制卷号。

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