会计档案--凭证、帐簿、报表(2)

　　3.会计报表的装订。会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。小企业可按季装订成册。第一，会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订；第二，会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底；第三，按保管期限编制卷号。
　　（三）会计档案的保管
　　《会计档案管理办法》规定：“当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年，期满之后原则上应由财务会计部门编制清册移交本单位的档案部门保管。”根据上述规定，会计档案的保管要求主要有：
　　1.会计档案的移交手续。财务会计部门在将会计档案移交本单位档案部门时，应按下列程序进行：
　　（1）开列清册，填写交接清单；
　　（2）在帐簿使用日期栏填写移交日期；
　　（3）交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。
　　2.会计档案的保管要求。
　　（1）会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材；
　　（2）采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞；
　　（3）会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀；
　　（4）会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿；
　　（5）设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；
　　（6）会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。
　　3.会计档案的借阅。
　　（1）会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准。
　　（2）外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续；单位内部人员借阅会计档案时，应经会计主管人员或单位领导人批准后，办理借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。
　　（3）借阅会计档案人员不得在案卷个乱画、标记，拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。
　　（4）借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。
　　4.会计档案的保管期限。各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和定期性两类。凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、20年和25年6种。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，如：1996年度终了日为12月31日，保管期限按1997年元月1日开始计算。
　　为了全面反映会计档案情况，立档部门应设置“会计档案备查表”
　　（表略）及时记载会计档案的保存数、借阅数和归档数，做到心中有数、不出差错。
　　三、会计档案的销毁
　　1.会计档案保管期满，需要销毁时由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定、严格审查，编造会计档案销毁清册。
　　2.机关、团体、事业单位和非国有企业会计档案要销毁时，报本单位领导批准后销毁；国有企业经企业领导审查，报请上级主管单位批准后销毁。
　　3.会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止；建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。
　　4.销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；各单位销毁会计档案时应由档案部门和财会部门共同派员监销，各级主管部门销毁会计档案时，应由同级财政部门、审计部门派员参加监销；会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。